當(dāng)今時(shí)代，企業(yè)的商業(yè)機(jī)密早已換化成了具體的數(shù)字載體，例如，人事相關(guān)文件和財(cái)務(wù)的文件，營(yíng)業(yè)的客戶信息還有設(shè)計(jì)?開(kāi)發(fā)資料等等。據(jù)日本網(wǎng)絡(luò)安全協(xié)會(huì)披露的安全事故調(diào)查報(bào)告書(shū)中顯示，55.5％的信息安全是由紙張引起的信息泄露。在清醒認(rèn)識(shí)到商業(yè)泄密給企業(yè)帶來(lái)的嚴(yán)重危害之后，如何確保信息的安全，是眾多企業(yè)不得不面對(duì)的課題。與此同時(shí)，隨著彩色打印日漸普及，企業(yè)的打印成本也逐日增加，如何在全球經(jīng)濟(jì)低迷的情況下，控制運(yùn)營(yíng)成本也是擺在眾多企業(yè)面前的一大難題。作為全球知名辦公設(shè)備制造商，日本的IC卡文檔管理解決方案，將IC卡應(yīng)用到企業(yè)文檔管理中，通過(guò)權(quán)限設(shè)置，改善文檔管理模式，不僅提高了企業(yè)文檔管理的安全性，同時(shí)幫助企業(yè)大幅削減辦公成本。 

    卡式管理，捍衛(wèi)文檔安全

日本IC卡認(rèn)證管理

     據(jù)日本調(diào)查顯示，機(jī)密外泄主要來(lái)自以下幾個(gè)途徑，外部人員的隨意進(jìn)出；文檔的隨意打??；機(jī)密文檔的隨意置放等。2010年5月29日，沸沸揚(yáng)揚(yáng)的力拓案終審定音。而實(shí)際上，此次力拓案暴露的商業(yè)機(jī)密問(wèn)題，只是冰山一角。此前“浙江凱恩紙業(yè)技術(shù)失竊案”“貴州某國(guó)企五名技術(shù)骨干攜機(jī)密技術(shù)轉(zhuǎn)投新東家案件”、“廣東某化工實(shí)業(yè)有限公司涉嫌納米技術(shù)外泄案”、“山東某機(jī)械制造集團(tuán)圖紙失竊案”等等，都給當(dāng)事企業(yè)造成難以估量的損失。

     日本的IC卡文檔管理解決方案，能夠?qū)⑥k公設(shè)備結(jié)合到企業(yè)的門禁系統(tǒng)方案，使用現(xiàn)有的門禁卡、考勤卡就可以實(shí)現(xiàn)對(duì)數(shù)碼復(fù)合機(jī)的管理，不需要額外的投資。借助日本的IC卡文檔管理解決方案，企業(yè)可以有效控制訪問(wèn)權(quán)限，在使用復(fù)合機(jī)前，使用者必須刷卡，借此可以有效防止外來(lái)人員的非法使用；而對(duì)于公司內(nèi)部員工，也可以通過(guò)權(quán)限分級(jí)，進(jìn)行使用功能的限制，和打印張數(shù)的限制，防止企業(yè)機(jī)密信息的外泄。而在文檔輸出前，員工也必須刷卡，不刷卡文檔便不會(huì)輸出，有效防止因忘記，而任由打印物隨意放置造成的文檔遺失，機(jī)密文檔被偷窺引發(fā)的信息外泄。

    運(yùn)行成本更多可減少30%！

    日本的IC卡文檔管理解決方案，能夠?qū)ζ髽I(yè)內(nèi)部起到“控制不必要的打印使用”“抑制私用輸出”的作用，運(yùn)行成本更多可減少30%。

    日本的IC卡文檔管理解決方案可以按照部門和個(gè)人設(shè)定“使用功能限制”和“上限設(shè)定”。對(duì)復(fù)印、打印、掃描、FAX、彩色、黑白等功能，按照機(jī)能別設(shè)定為「可使用」和「禁止使用」，對(duì)可以使用的張數(shù)設(shè)定「使用張數(shù)上限」。這樣的話，對(duì)于業(yè)務(wù)中無(wú)需彩色輸出的人，可以設(shè)定成[禁止使用]、或者「上限50張」、從而防止不必要的運(yùn)行成本的增加。

    而對(duì)于很多企業(yè)面臨的發(fā)出錯(cuò)誤打印指令，和員工不及時(shí)取走相關(guān)文檔，造成文檔丟失，需要“重復(fù)打印”造成的輸出浪費(fèi)，日本的卡式文檔管理解決方案都能有效解決。使用日本的IC卡文檔管理解決方案，打印的作業(yè)會(huì)先被保存在MFP的中，直到刷卡后才會(huì)輸出。進(jìn)行刷卡認(rèn)證的時(shí)候，選擇[屏幕操作]，作業(yè)會(huì)被顯示出來(lái)，然后選擇[打印]或者[刪除]選項(xiàng)，這樣就可以在需要的時(shí)候?qū)ξ募M(jìn)行打印，有效減少了錯(cuò)誤打印、重復(fù)打印造成的損失。

    對(duì)于很多已經(jīng)使用彩色打印管理的客戶，隨著每個(gè)月使用量的增加，浪費(fèi)的傾向也日益增大。導(dǎo)入日本的IC卡文檔管理解決方案，即便是彩色輸出，也可以做到低成本。

    快捷的文檔管理方案

日本IC卡認(rèn)證管理，能有效解決隨意置放帶來(lái)的安全隱患和輸出浪費(fèi)

      對(duì)于一直在使用部門編號(hào)和手動(dòng)輸入密碼來(lái)進(jìn)行部門管理的客戶來(lái)說(shuō)，使用IC卡認(rèn)證速度只有約1秒以下，非常快捷，使用起來(lái)沒(méi)有任何壓力。而且改變了以往需要通過(guò)張貼紙張、發(fā)郵件督促、在公司公告板上提醒等方式想喚起員工在使用復(fù)合機(jī)時(shí)注意節(jié)約的文檔管理模式。

      日本的IC卡文檔管理解決方案，從企業(yè)的工作流程出發(fā)，革新了文檔管理模式，幫助企業(yè)走向節(jié)約安全高效的現(xiàn)代管理。